ОСОБЕННОСТИ ПРИМЕНЕНИЯ АУТСОРСИНГА В ОРГАНИЗАЦИЯХ

АННОТАЦИЯ

Данная статья исследует вопросы управления затратами в организациях с акцентом на применение аутсорсинговых технологий в сфере клининга для снижения расходов, повышения эффективности и обеспечения высокого уровня обслуживания. В работе представлен сравнительный анализ затрат на содержание штатных сотрудников и услуги сторонних клининговых компаний, рассматриваются основные принципы и особенности внедрения аутсорсинга как инструмента оптимизации расходов, а также преимущества и возможные риски, связанные с его использованием. Полученные результаты позволяют сформировать рекомендации для руководителей учреждений по повышению ресурсной эффективности и подтверждают экономическую целесообразность и преимущества внедрения аутсорсинга, как эффективного инструмента снижения затрат.

ABSTRACT

This article explores the issues of cost management in organizations with an emphasis on the use of outsourcing technologies in the field of cleaning to reduce costs, increase efficiency and ensure a high level of service. The paper presents a comparative analysis of the costs of maintaining full-time employees and the services of third-party cleaning companies, examines the basic principles and features of outsourcing as a cost optimization tool, as well as the advantages and possible risks associated with its use. The results obtained make it possible to form recommendations for heads of institutions to increase resource efficiency and confirm the economic feasibility and advantages of outsourcing as an effective cost-reduction tool.

Ключевые слова: организации, экономия средств, оптимизация расходов, рационализация ресурсов, закупочная деятельность, аутсорсинг, эффективность использования средств, финансы.

Keywords: organization, cost savings, cost optimization, resource rationalization, procurement, outsourcing, cost-effectiveness, finance.

Аутсорсинг - термин, который означает передачу компанией определённых функций, частей бизнес-процесса или конкретной задачи внешнему подрядчику. Проблема исследования - необходимость повышения эффективности управления затратами в организациях при ограниченных финансовых ресурсах, особенно в условиях необходимости уменьшения расходов на оплату труда. В связи с этим актуальным становится поиск и внедрение инструментов оптимизации затрат, таких как аутсорсинг. Возникает вопрос о том, насколько использование аутсорсинговых услуг способствует снижению расходов на оплату труда и насколько эффективно реализуются меры по контролю за расходами при сохранении высокого качества предоставляемых услуг. Недостаточная научная разработанность вопросов практического внедрения аутсорсинга для снижения затрат в организациях подчеркивает необходимость системного исследования данной проблемы.

Для экономического анализа целесообразности применения аутсорсинга в целях управления затратами и оптимизации использования финансов в организациях используется комплекс расчетных методов. В рамках исследования применяется сравнительный расчет затрат при содержании уборщиц в штате и при использовании аутсорсинговых услуг, а также моделирование и экономический анализ для оценки эффективности. Методология исследования включает сбор и анализ статистических данных, расчетных показателей и моделирование сценариев реализации аутсорсинга, что помогает выявить наиболее выгодные и оптимальные решения для организаций.

Основные направления экономии средств при использовании клининговых компаний в рамках аутсорсинга для учреждений включают:

• Сокращение затрат на оплату труда сотрудников.
• Оптимизацию расходов на приобретение и обслуживание оборудования и материалов для уборки.
• Снижение затрат на управление и контроль за выполнением работ
• Повышение эффективности использования ресурсов и времени, направляя внимание на внутренние усилия на основной деятельности.
• Сокращение косвенных расходов [1].   

Сравнительный расчетный метод в комбинации с моделированием и экономическим анализом позволят оценить эффективность применения аутсорсинга в организациях. Произведем сравнительный расчет затрат при содержании уборщиц в штате и при использовании аутсорсинговых услуг. В рамках моделирования оценим основные направления экономии, учитывающие:

• затраты на оплату труда, включая налоги и взносы;
• затраты на приобретение и обслуживание оборудования;
• расходы на управление и контроль процессов;
• дополнительные расходы, связанные с рисками и управлением.

Для более точной оценки используем пример с расчетной площадью здания, а также сопоставим средние рыночные тарифы на услуги клининговых компаний:

• Площадь здания: 4000 м².
• Минимальный размер оплаты труда 22 400 руб. (по данным РФ в 2025 г.).
• Количество уборщиц. Законодательством Российской Федерации не установлены обязательные нормативы уборки площади помещений, в том числе для уборщицы.  Согласно письму Роструда от 15.04.2025 №ПГ/06289-6-1, такие нормы могут быть установлены в локальном нормативном акте работодателя. Возьмем среднее значение исходя из анализа рынка (одна уборщица на 200-300 м²). В нашем случае возьмем среднее - 1 уборщица на 250 м².

Для начала рассчитаем затраты на содержание штатных сотрудников.

Количество сотрудников:

4000 м² / 250 м² = 16 уборщиц.

Годовая заработная плата на одного сотрудника:

22 400 руб. × 12 мес. = 268 800 руб.

Общие годовые затраты на зарплаты без налогов, отпусков, учета районного коэффициента и других затрат:

16 уборщиц × 268 000 руб. = 4 300 800 руб.

С учетом взносов (30% без учета несчастных случаев и проф. заболеваний):

4 300 800 × 1,3 = 5 591 040 руб.

Далее произведём расчет стоимости услуг аутсорсинга.

На основе анализа данных рынка аутсорсинговых компаний по клинингу в 2025 году в Удмуртской Республике используем среднее значение стоимости услуги клининговой компании за 1 м² - 100 руб. Тогда годовая стоимость аутсорсинга:

4 000 м² × 100 руб./ м² = 400 000 руб.

Экономический эффект:

5 591 040 руб. – 400 000 руб. = 5 191 040 руб.

Как итог, ежегодная экономия при переходе на аутсорсинг по данным позициям составляет 5 191 040 рублей.

Заложим в расчет расходы, связанные с управлением, контрольными мероприятиями, а также возможные изменения в тарифах или нормативных требованиях при переходе на аутсорсинг.

Рассчитаем расходы на управление и контроль.

Это могут быть затраты на внутренний персонал, отвечающий за контроль, взаимодействие с подрядчиком, проверку качества работ и регулировку организационных процессов.

Предположим, что для контроля и взаимодействия потребуется один штатный сотрудник-координатор.

Заработная плата этого сотрудника по уровню должности (например, менеджер или специалист среднего звена), возьмем среднюю - 40 000 руб. в месяц.

Годовые затраты:

40 000 руб. × 12 мес. = 480 000 руб.

Допустим, что на управление и контроль нужно закладывать еще 20% от стоимости услуг аутсорсинга (связанных с контролем и дополнительными мероприятиями):

320 000 руб. × 0,2 = 80 000 руб.

Общие дополнительные расходы на управление:

480 000 + 80 000 = 560 000 руб.

Рассчитаем риск дополнительных затрат или перерасхода.

Для учета непредвиденных расходов, риск увеличения стоимости услуг или необходимости более строгого контроля, добавим резерв - 10% от общей суммы текущих затрат на аутсорсинг:

400 000 руб. × 0,1 = 40 000 руб.

Сумма дополнительных затрат и учет риска непредвиденных расходов:

560 000 руб. + 40 000 руб. = 600 000 руб.

Общие затраты при аутсорсинге:

400 000 + 600 000 = 1 000 000 руб.

Итоговая экономия с учетом дополнительных расходов:

5 591 040 – 1 000 000 = 4 591 040 руб.

Полученные результаты показали, что содержание штатных сотрудников для уборки такого здания обходится примерно в 5 591 040 рублей в год после учета налогов и взносов. В то время как средняя стоимость услуг по аутсорсингу - около 400 000 рублей за год. После учета расходов на управление, контроль, резервных средств и дополнительных затрат, общие расходы при аутсорсинге составляют около 1 000 000 рублей, что дает экономию около 4 591 040 рублей ежегодно. Расчеты свидетельствуют о высокой экономической эффективности внедрения аутсорсинговых клининговых услуг. Передача функций уборки внешней компании позволяет не только существенно снизить расходы, но и повысить качество обслуживания за счет профессионализма подрядчика, применения современных технологий и стандартов [5,6,7]. Ограничения исследования включают возможное возникновение дополнительных затрат и непредвиденных рисков, что требует разработки дополнительных механизмов их минимизации. Дальнейшее моделирование показало, что преимущество аутсорсинга сохраняется при различных сценариях, обеспечивая значительно более низкие затраты по сравнению с содержанием собственных штатных сотрудников.

Перед тем как подключать к выполнению задач аутсорсеров, стоит оценить риски такого решения:

• Распространение внутренних документов, нарушение конфиденциальности, что может оказать влияние на репутацию или привести к финансовым потерям.
• Полное доверие подрядчику и отсутствие его контроля может привести к ухудшению качества предоставляемой услуги, нарушению договорных обязательств. 
• Вынужденное увеличение объема или цены договора в связи с неверными расчетами и ложной оценкой требуемых показателей.
• Отсутствие сотрудника со стороны исполнителя, несоответствие составленному графику трудовых обязательств.

Для решения выше изложенных проблем можно предложить следующие пути [2, 3]:

1. Предотвращение разглашения конфиденциальной информации.

Заключение договора с пунктами и нормативно - правовыми актами, регулирующими вопросы конфиденциальности. Подготовка и заключение строго регламентированных соглашений о неразглашении (NDA). В таких договорах следует подробно прописать обязательства сторон по обеспечению информационной безопасности и определить ответственность за нарушение этих условий.

2. Контроль над процессами и соблюдение стандартов.

• Определение четких задач, сроков их выполнения, требований к качеству работ и услуг. Предусмотреть и задокументировать санкции за нарушение условий соглашений.
• Использование инструментов контроля соблюдения требований, например, ведение журнала уборки, учета персонала (наличия на рабочем месте), контроль исполнения конкретных обязанностей, иные способы оценки соответствия.
• Назначение ответственных лиц внутри организации заказчика. Это могут быть инспекторы, эксперты, которые будут исполнять функцию контроля за соблюдением условий договора и выполнения обязательств.

3. Уменьшение рисков повышения стоимости работ

• Составление конкретного перечня требуемых услуг, оценка стоимости, проведение тендерных (конкурентных) процедур, а также предварительный расчет всех планируемых затрат с составлением графика исполнения договора (контракта). Определение условий, допускающих увеличение стоимости услуг или объема выполняемых работ.
• Сократить вероятность дополнительных затрат в процессе выполнения работ, исполнения договора, путем фиксации цены или стоимости по этапам.

4. Решение проблемы отсутствия сотрудника - исполнителя на рабочем месте [4].

• Анализ рынка перед определением поставщика, анализ репутации и опыта.
• Включение в договор пунктов о санкциях в случае неполного исполнения обязательств, в том числе отсутствия сотрудников без согласования с заказчиком.
• Регулярный мониторинг компетентности и деятельности персонала исполнителя.

Таким образом, результаты исследования подтверждают высокую эффективность внедрения аутсорсинга клининговых услуг в организациях с точки зрения сокращения затрат и повышения уровня обслуживания. Экономический эффект достигается за счет снижения расходов на оплату труда, управления, а также за счет повышения качества услуг и снижения операционных рисков. Применение аутсорсинга клининговых услуг представляет собой рациональное решение, позволяющее значительно снизить расходы и повысить качество обслуживания. Оно способствует более эффективному использованию ресурсов организации, минимизации операционных рисков и обеспечению санитарных стандартов, экономии денежных средств.

Список литературы:

1. Лыжина, Н. В. Управление затратами предприятия: учебное пособие / Н. В. Лыжина, Р. М. Уханова. - Казань: Казанский национальный исследовательский технологический университет - 152 c. - ISBN 978-5-7882-2291-2. - Текст: электронный // Цифровой образовательный ресурс IPR SMART: [сайт]. - URL: https://www.iprbookshop.ru/80253.html (дата обращения: 29.12.2025). - Режим доступа: для авторизир. пользователей.
2. Шимширт Н.Д. Аутсорсинг в бизнесе и государственном (муниципальном) управлении: учебное пособие / Шимширт Н.Д.- Томск: Издательство Томского университета, 2015. - 172 c. - ISBN 978-5-94621-439-1. - Текст: электронный // Цифровой образовательный ресурс IPR SMART: [сайт]. - URL: https://www.iprbookshop.ru/109020.html (дата обращения: 29.12.2025). - Режим доступа: для авторизир. Пользователей.
3. Мухина И.С. Аутсорсинг как инструмент повышения эффективности деятельности компании: учебное пособие / Мухина И.С. - Новосибирск: Сибирский государственный университет телекоммуникаций и информатики, 2023. - 86 c. - Текст: электронный // Цифровой образовательный ресурс IPR SMART: [сайт]. - URL: https://www.iprbookshop.ru/138817.html (дата обращения: 29.12.2025). - Режим доступа: для авторизир. Пользователей.
4. Дубицкий, Л. Г. Аутсорсинг и качество продукции и услуг. Взгляд на проблему. Часть 1 / Л. Г. Дубицкий, Н. П. Дедков; под редакцией Н. П. Дедков. - Москва: Академия стандартизации, метрологии и сертификации, 2013. - 296 c. - ISBN 978-5-93088-127-1. - Текст: электронный // Цифровой образовательный ресурс IPR SMART: [сайт]. - URL: https://www.iprbookshop.ru/44231.html (дата обращения: 29.12.2025). - Режим доступа: для авторизир. Пользователей.
5. Лемеза, М. Аутсорсинг: искусство делегирования / М. Лемеза ; под редакцией З. Корнилова. - Москва: Альпина ПРО, 2025. - 160 c. - ISBN 978-5-206-00267-6. - Текст: электронный // Цифровой образовательный ресурс IPR SMART: [сайт]. - URL: https://www.iprbookshop.ru/148611.html (дата обращения: 29.12.2025). - Режим доступа: для авторизир. Пользователей.
6. Аутсорсинг и аутстаффинг: учебное пособие / Н. Е. Рябикова, Р. И. Рябиков, Л. Ю. Гербеева [и др.]. - Оренбург: Оренбургский государственный университет, ЭБС АСВ, 2016. - 115 c. - ISBN 978-5-7410-1399-1. - Текст: электронный // Цифровой образовательный ресурс IPR SMART: [сайт]. - URL: https://www.iprbookshop.ru/61353.html (дата обращения: 29.12.2025). - Режим доступа: для авторизир. Пользователей.
7. Управление затратами предприятия: учебно-методическое пособие. - Астрахань: Астраханский государственный архитектурно-строительный университет, ЭБС АСВ, 2025. - 78 c. - ISBN 978-5-93026-255-1. - Текст: электронный // Цифровой образовательный ресурс IPR SMART: [сайт]. - URL: https://www.iprbookshop.ru/155608.html (дата обращения: 29.12.2025). - Режим доступа: для авторизир. Пользователей.