ОПТИМИЗАЦИЯ РАБОЧИХ ПРОЦЕССОВ ПОЛЕВОГО ПЕРСОНАЛА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ОБЛАЧНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

АННОТАЦИЯ

Цифровизация HR-менеджмента в современной экономике идет по нескольким направлениям, ключевым из которых следует признать облачные технологии. Они применяются для ускорения коммуникаций производственных звеньев, для оптимизации экономических затрат организаций. С точки зрения теоретической науки, вопрос применения облачных технологий для оптимизации управления полевым персоналом остается слабо исследованными по причине постоянно меняющейся выборки данных.

ABSTRACT

The digitalization of HR management in the modern economy is proceeding in several directions, the key of which should be the cloud technologies. They are used to speed up communications between production units and to optimize the economic costs of some organizations. From the point of view of the theoretical science, the issue of using cloud technologies to optimize field personnel management remains poorly researched due to the constantly changing data sample.

Ключевые слова: HR-менеджмент, оптимизация, персонал, сотрудники, офис, предприятие, облако, сервис, технологии, цифровизация.

Keywords: HR management, optimization, personnel, employees, office, enterprise, cloud, service, technology, digitalization.

Введение

Важными трендами экономики современного мира являются глобализация, то есть совместное развитие межгосударственных экономических связей, и монополизация, то есть укрупнение хозяйствующих субъектов. Практика показывает, что с течением времени в рамках капиталистической фазы развития структура предприятий любых отраслей экономики становится всё сложнее, что приводит к развитию науки менеджмента предприятий, методов и подходов к повышению эффективности управления подразделениями, персоналом.

В историографии вопроса эффективности менеджмента принято считать, что “физический” предел эффективности человеческого труда был достигнут еще в конце 20-го века. Достичь его помогли японская, корейская, тайваньские экономические модели, выведшие управление производством на качественно новый организационный уровень. Однако предел все же был достигнут, и для дальнейшего развития эффективности деятельности необходим поиск резервов уже не только в отношениях человек-человек, но и в отношениях человек-машина.

Исследователи считают, что оптимизация рабочих процессов “в поле” возможна путем постепенного внедрения информационных цифровых технологий, которые позволяют снизить затраты на обеспечение коммуникаций между работниками, подразделениями предприятия, ускорить процессы информационного обмена. Это более, чем актуально, для России, столкнувшейся за прошедший год с серьезным миграционным и демографическим кризисами. Задел для модернизации российской экономики даже в сложившихся условиях есть, но для этого необходимо извлечение максимальной эффективности из работы сотрудников, коллективов. КПД применяемого оборудования должен быть максимальным. Повышение информированности о ходе рабочих процессов, снижение времени на передачу информации между производственными звеньями играет в этом смысле немаловажную роль.

Фундаментальных исследований по проблематике использования облачных технологий в управлении полевым персоналом проведено пока не было ни в исторической, ни в экономической науке. Литература по теме носит отрывочный и фрагментарный характер. Главной причиной сложившегося положения является то, что развитие цифровых технологий продолжается высокими темпами, технический прогресс лишь ускоряется. На рынке систем управления персоналом каждый год появляются новые проекты, но оценить их влияние на эффективность работы в научном статистическом ключе пока невозможно - нет соответствующей выборки данных по предприятиям. Есть исследования, посвященные влиянию CRM-систем на управление персоналом (их можно отнести к облачным технологиям), однако большая часть статей носит, с одной стороны, явно заказной рекламный характер, а с другой, не поднимает вопроса применения облачных технологий применительно к полевому персоналу или затрагивает его лишь косвенно, в списках перечисления.

Отсутствие исследований, которые ранжировали бы эффективность облачных технологий по категориям сотрудников, увы, касается не только материалов, посвященных CRM-системам. Ведь вполне очевидно, что перечень облачных технологий (проектов, средств организации и связи) для офисных сотрудников и полевых работников будет отличаться. Но некоторые цифровые средства будут актуальных для обеих категорий сотрудников.

Таким образом, актуальная историография вопроса применения облачных технологий в управлении полевым персоналом фрагментарна и отрывочна. Наибольшей степенью проработанности могут похвастать лишь общие материалы, посвященные проблематике облачных технологий, их влияния на экономику, в целом. Так, профессор Д.К. Захаров в своей работе выделил следующие направления применения облачных сервисов и технологий.

1. Ускорение работы по привлечению, удержанию и развитию работников.
2. Упрощение привлечения к работе удаленных и сезонных работников.
3. Повышение точности и оперативности передачи рабочей информации между всеми производственными звеньями.
4. Быстрая адаптация рабочих процессов к постоянно меняющимся юридическим нормам.

Однако этот список кажется неполным, в основном содержании статьи будут приведены дополнительные направления внедрения облачных технологий, применимые конкретно к управлению полевыми сотрудниками. Своей задачей в представленном материале является обобщение и систематизация имеющейся научной и популярной информации о теории и практике применения облачных сервисов в управлении полевыми сотрудниками на предприятиях с помощью описательного и сравнительного методов политэкономии. Для ее достижения необходимо изучить и сопоставить данные имеющихся исследований, выделить направления применения облачных технологий при оптимизации управления полевым персоналом, оценить перспективы их развития на примере конкретных производственных отраслей малого и крупного бизнеса.

Материалы и методы

Для полного раскрытия вопроса необходимо постоянное обращение к терминам “полевые сотрудники”, “HR-менеджмент”, “облачные технологии”. Точно очертить их терминологические рамки важно, так как в мировой сети встречаются самые разные трактовки, что также связано с недостаточной разработанностью темы современными исследователями. Итак, в авторском дискурсе применяются следующие трактовки.

• Полевые сотрудники - те работники предприятия, что работают за пределами офиса, то есть непосредственно оказывают услуги клиентам. Примеры - менеджеры по продажам банка “Тинькофф”, разъезжающие по городу и выдающие карты клиентам, или члены рабочих бригад;
• HR-менеджмент - направление менеджмента, управление персоналом;
• Облачные технологии - IT-технологии, с помощью которых можно хранить, обрабатывать и передавать информацию при помощи удаленного серверного оборудования, то есть на “чужих” вычислительных мощностях.

Итак, облачными технологиями в общем, техническом, смысле называют делегирование части вычислительных операций стороннему провайдеру. К примеру, когда коммуникация работников по общему документу ведется через документ Google ^*, тогда корпорация выступает в качестве провайдера, предоставляя собственные серверные мощности для проведения общих операций. При этом компьютеры всех участников нужны только для того, чтобы запустить браузер для работы. Таким образом, применение этой технологии позволяет не только организовать совместную работу в сети, но и разгрузить личные вычислительные мощности.

В контексте рассуждений об управлении персоналом облачные технологи получают другое практическое определение — это своеобразный аутсорсинг управленческих задач сторонним платформам (Google ^*, ZennoPoster, “Яндекс” и многие другие). Услугами, отдающимися на аутсорс, могут быть обеспечение коммуникации между производственными звеньями, между начальством и полевыми сотрудниками, обеспечение наблюдения и контроля за деятельностью сотрудников, организация технической базы совместной работы подразделений. Сегодня трудно представить решение любой из перечисленных задач без облачных технологий. Каждая из них потребовала бы организации особого управленческого и технического отдела, организации внутренней локальной сети службы курьеров.

Конечно, совокупный комплект решаемых облачными технологиями задач зависит как от применяемого программного обеспечения, так и от технической базы, на которой это ПО реализуется. Но даже минимальный пользовательский набор способен заметно ускорить коммуникацию между офисными и полевыми работниками.

Классификация облачных технологий пока разработана слабо. И все же уже есть работы, выделяются основные типы по предоставляемому базовому функционалу.

• Программное обеспечение (ПО) как услуга. Имеется в виду, что провайдер облака предоставляет комплексный функционал для решения задач компаний. Это готовое программное обеспечение, к которому можно подключать работников. Использовать такое ПО просто и удобно. Специальных знаний в сфере программирования не нужно;
• ПО как платформа. Имеется в виду, что провайдер предоставляет разработчикам платформу для разработки уникальных, ориентированных на решение узких специфических задач, проектов. При этом, основные блоки платформы уже готовы, что упрощает работу программистам. К такому способу коммуникации часто обращаются программисты для создания внутренней защищенной сети предприятия, интегрированной с общими информационными системами;
• ПО как инфраструктура. Речь идет о предоставлении готовых вычислительных мощностей для организации облачной сети. Видом такой услуги является, например, аренда выделенного сервера. Сервер готов к использованию, на нем установлена операционная система, но операции будут выполняться под руководством другого ПО, принадлежащего другим разработчикам.

Рисунок 1. Типы взаимодействия сервисов с клиентами, пропорции диаграммы по распространённости приблизительные

Нередко перечисленные виды взаимодействия с провайдером в структуре предприятия пересекаются. Так, коммуникация с самозанятыми на удаленке может проходить через общедоступные решения, а внутренняя сеть с повышенным уровнем секретности может опираться на собственные разработки, использующие для проведения операций, тем не менее, “чужие” серверные мощности.

Облачные технологии, применяемые для управления персоналом, можно разделить еще и по информационному объему, количеству людей, вовлеченных в процесс их эксплуатации.

• Персональные облака. То есть личное информационное пространство, применяемое в рабочих целях. Пример - все тот же аккаунт Google ^*;
• Корпоративные облака. Внутренние корпоративные рабочие и информационные сети;
• Гибридные облака. Пространства, сочетающие в себе и персональные, и корпоративные облака. На примере Google ^*.Docs это может быть общий документ, доступ к рецензированию которого есть у всех сотрудников подразделения, а право редактуры - только у одного;
• Общественные облака. Информационные и функциональные пространства, доступ к котором имеет интернет-сообщество.

Все вышеперечисленные типы облачных ресурсов не встречаются в чистом виде. Как правило, коммуникационная и информационная структура предприятия сочетает все эти виды, в зависимости от уместности применения конкретной технологии для решения конкретной задачи.

Результаты и обсуждение

Цифровизация HR-менеджмента - главная маркерная характеристика развития научной отрасли. Разработка новых теоретических подходов влечет практический прогресс. На текущий момент, уже появилась возможность вычленить несколько доминирующих направлений, по которым внедрение облачных сервисов разных типов в производственные отношения происходит самыми быстрыми темпами.

Рисунок 2. Уровни управления по европейской классификации, каждый из них приемлем для применения облачных решений

Оптимизация учета рабочего времени

Контроль за выходом сотрудников на рабочее место - проблема всех предприятий, от строительных компаний до магазинов. Нарушение работниками установленных временных правил приводит к падению рейтинга компании. Специальные облачные сервисы помогут решить проблему.

В зависимости от выбранного сервиса, проблема учета может быть решена внедрением для сотрудников коллектива персональных входных карт, электронный пропусков и других систем автоматического учета рабочего времени. Соответствующее техническое оснащение уже существует. В примитивном варианте системы такого рода можно использовать программное обеспечение обычных смартфонов. Например, для контроля выхода сотрудников строительных бригад на объекты.

Облачные технологии в образовательной среде применяются уже давно и успешно. Триггером их повсеместного распространения стала эпидемия коронавируса, вынужденно переведшая большинство образовательных учреждений на работу в дистанционном формате. Во многих вузах формат вводился мобилизационным методом, в сжатые ограниченные сроки.

Применительно к оперативному управлению полевым персоналом, это качество облачных технологий может рассматриваться как оптимизация решений сотрудниками проблем “на месте” по мере их возникновения. Пример из строительной практики автора: при монтаже нового типа фасадных металлических кассет у рабочих возникает вопрос, нужно ли монтировать нижние ряды с заземлением или нет. В классической структуре предприятия вопрос решался бы через привлечение дополнительных сотрудников, через запросы к вышестоящим субъектам. Однако доступ к облачному хранилищу данных позволит полевому коллективу самостоятельно разобраться в вопросе, используя размещенные во внутренней или общественной сети обучающие материалы, законодательные акты строительства. Отвлекать управленца для решения оперативных вопросов ему не потребуется.

Направление оптимизации полевого HR-менеджмента, вытекающее из предыдущего. Удаленно хранить можно все, что угодно. Например, рабочий график, график смен, проектную документацию, правки к проекту и многое другое. Стоит один раз объяснить сотрудникам, где и как своевременно получать новую информацию по работе, и они больше не будут отвлекать менеджера от других, более важных задач. Последнему нужно будет только своевременно обновлять информацию в хранилище.

Если менеджер может оперативно обновлять данные в хранилище с тем, чтобы они использовались полевыми сотрудниками в работе, то сотрудники, в свою очередь, могут своевременно ставить в известность управленца о трудностях и сложностях, решение которых требует привлечения дополнительного ресурса, вне структуры одного производственного звена. Менеджер своевременно получает информацию “с поля” и принимает меры, не покидая рабочего места “в штабе”, не тратя личное время на уточнение информации на месте. Развитие облачных технологий вообще постепенно делает неактуальным присутствие начальника-координатора на объекте.

До сих пор во многих, даже относительно передовых компаниях, применяются устаревшие технические подходы к оценке результативности работы. Например, бумажное анкетирование. Устаревшие способы влекут за собой дополнительные постоянные расходы, риск влияния субъективного фактора на оценку деятельности (например, угрозы полевого менеджера подчиненным).

Внедрение технологий автоматической оценки на базе эмпирических данных со специальных устройств учета и контроля позволяет объективно оценивать работу сотрудников, причем статистика может подводиться алгоритмами программы в автоматическом режиме. Варианты коэффициентов оценки эффективности труда KPI существуют разные, в зависимости от конкретной экономической отрасли. Но все они могут быть автоматизированы.

Еще одно направление по оптимизации управления полевыми сотрудниками. Ярче всего пути для оптимизации можно проследить по CRM-системам, позволяющих подключить несколько источников трафика пользователей. Подключение такой облачной системы позволяет, во-первых, упростить работу с несколькими источниками, во-вторых, наладить устойчивую объективную аналитику, дающую возможность своевременно оценивать эффективность того или иного способа привлечения трафика на нужный сайт, портал, группу в социальной сети.

Неочевидное направление оптимизации управления. Использование собственных вычислительных мощностей для коммуникации между офисом и полевыми отделами, сотрудниками, подразумевает хранение на собственных серверных мощностях (или вовсе в бумажном виде). Однако сервер — это машина, с которой может случиться программный сбой, короткое замыкание и другие непредвиденные обстоятельства. Потеря данных приведет к мгновенному обрушению всей управленческой структуры звена.

Облачные сервисы обеспечивают резервное хранение данных, а также постоянную диагностику и обслуживание серверных мощностей в профильных data-центрах. Даже если потеря данных случится, их можно будет легко восстановить.

Рисунок 3. Стандартная схема подключения к облачной системе

Масштабирование

Облачные платформы и сервисы хорошо адаптированы под любую структуру компании. Масштабировать управленческую структуру через облако намного проще, чем структуру классического предприятия (это потребует привлечения дополнительных сотрудников для обеспечения контроля, снабжения).

Облачные технологии уже применяются в большинстве областей российской экономики, даже если сами предприятия не всего это осознают. Тренд на цифровизацию, вынесение вовне вычислительных мощностей, затрагивает даже консервативные государственные институты. Так, в государственных российских поликлиниках уже давно учет пациентов, истории их болезней ведется на вынесенных серверах, обслуживаемых профильными компаниями. Сокращение огромных “бумажных” регистрационных библиотек позволило оптимизировать персонал, сократить расходы на его содержание, направить средства на повышение зарплат высококвалифицированным специалистам - врачам - труд которых заменить машинным в обозримом будущем вряд ли удастся.

Рассмотрим несколько практических примеров успешного использования облачные технологий для оптимизации работы полевых групп, в частности, HR-менеджмента.

Программное обеспечение Aspect для управления персоналом использует инструменты интеллектуального планирования, чтобы помочь менеджерам увидеть, какие ресурсы команды доступны, для принятия более оптимальных решений о размещении персонала. Программное обеспечение позволяет менеджерам прогнозировать потребности в персонале для всех входящих, исходящих и офисных ресурсов, работающих с клиентами. Это приложение помимо всего прочего предлагает использовать облачные инструменты управления проектами, включая Basecamp, Zoho Projects и Microsoft Office 365, для создания проектов, делегирования задач, планирования сроков и отслеживания прогресса сотрудников.

Нельзя не отметить облачные системы расчета заработной платы. Оплата труда работников — это задача, с которой можно справиться в режиме онлайн, поскольку облачные программные средства расчета заработной платы позволяют:

• интегрировать расчеты заработной платы с инструментами учета рабочего времени;
• автоматически рассчитывать удержания налогов;
• управлять бонусами сотрудников и внецикловыми выплатами;
• выдавать зарплату чеками или прямым депозитом.

Большинство облачных предложений интегрируются с популярными программами, включая QuickBooks.

Решение Connected Field Work (CFW) — это облачное решение, представляющее собой централизованную веб-платформу и мобильную платформу для объединения основных операционных ресурсов в единый цифровой рабочий процесс. Будучи облачным решением, CFW может легко масштабироваться на множество операционных рабочих процессов в соответствии с потребностями бизнеса. CFW обеспечивает видимость критически важной деятельности в полевых условиях в режиме реального времени для улучшения отслеживания, контроля и совместной работы персонала над операционными процессами, что позволяет выполнять задания точно, эффективно и безопасно.

Еще одним наглядным примером использования облачных технологий для управления полевыми командами является опыт компания Royal Vopak, которая заменяла свою устаревшую JD Edwards ERP систему и искала новые подходы для управления терминалами, чтобы повысить эффективность работы полевых команд и внедрить инновации, ориентированные на клиента. Royal Vopak выбрала облачную технологию OutSystems в качестве платформы для создания системы управления терминалами (ТМС). Система ТМС была запущена в 2016 году и с тех пор масштабировалась до ввода в эксплуатацию 28 терминалов по всему миру по состоянию на конец 2021 года. ТМС управляет соглашениями и контрактами с клиентами, заказами на перемещение запасов и выполнением заказов на 750+ продуктов. Благодаря этой технологии компания смогла увеличить оперативность в 4 раза по сравнению с историческим управлением изменениями в ERP. Также на 50% сократилось время у работников терминалов на выполнение полевых задач, связанных с соблюдением нормативных требований.

Перспективы использования облачных технологий для улучшения работы полевых команд связаны с развитием программного обеспечения для управления выездным обслуживанием (FSM) на базе концепции отраслевых облаков, которая приобрела известность в последние годы. Gartner ожидает, что к 2027 году предприятия будут использовать отраслевые облачные платформы для ускорения более 50% своих критически важных бизнес-инициатив, тогда как в 2021 году этот показатель составлял менее 10%. Отраслевые облака — это специализированные облачные решения, разработанные с учетом уникальных требований конкретных секторов.

Отраслевые облака оптимизируют работу, повышают производительность технических специалистов и улучшают качество обслуживания клиентов. Программное обеспечение FSM, интегрированное в отраслевое облако, может помочь строительным компаниям эффективно управлять полевыми операциями. Например, когда критически важная часть техники нуждается в обслуживании или замене, программное обеспечение FSM в отраслевом облаке мгновенно отправляет оповещения специалистам на местах. Эти специалисты могут в режиме реального времени получать доступ к обновлениям проекта, графикам и состоянию оборудования через облачную платформу, что позволяет им прибыть на строительную площадку полностью информированными и оснащёнными. Такое сотрудничество между FSM и облаком для строительной отрасли оптимизирует сроки реализации проекта, сокращает время простоя и повышает общую эффективность управления проектом.

В теоретическом плане тема облачных технологий пока разработана слабо. Это связано с тем, что актуальность темы все возрастает, технический прогресс идет стремительно, открываются все новые и новые возможности для приложения облачных технологий в экономике и социуме. Это создает трудности классификации, универсальную ее модель исследователям только предстоит создать.

Тем не менее, современная практика позволила выделить ученым несколько направлений применения облачных технологий, по которым компании и учреждения активно проводят оптимизацию производственных, коммуникационных процессов. В числе важнейших трендов выделяются упрощение коммуникации, обеспечение общего доступа к образовательным материалам, безопасность хранения данных, интеграция различных IT-платформ.

Список литературы:

1. Горбунов А.А. Стратегическое управление персоналом: зарубежные подходы // Сибирская финансовая школа. – 2019. – № 2 (133). – С. 89-92.
2. Цифровые технологии в HR: какие решения внедряют в России [Электронный ресурс] // ecmjournal.ru – URL: https://ecmjournal.ru/docs/Cifrovye-tekhnologii-v-HR-kakiereshenija-vnedrjajut-v-Rossii.aspx.
3. Захаров Д.К. Облачные технологии в системе управления персоналом//Вестник университета. – 2016. – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/oblachnye-tehnologii-v-sisteme-upravleniya-personalom
4. Романовская Е.В. Проблемы оценки персонала в современных организациях /. Е.В. Романовская, Н.С. Андряшина, А.Ю. Юлдашев, Н.А. Безрукова, Т.Н. Цапина, // Московский экономический журнал. 2022. №12. С. 646-651.
5. Чуланова О.Л. Облачные технологии как эффективный инструмент подбора персонала//Мир науки. – 2015. - №2. – URL: https://mir-nauki.com/PDF/35EMN414.pdf.

^* (По требованию Роскомнадзора информируем, что иностранное лицо, владеющее информационными ресурсами Google является нарушителем законодательства Российской Федерации – прим. ред.)