ИССЛЕДОВАНИЕ РАЗРАБОТАННЫХ МЕТОДОВ ДЛЯ ОПТИМИЗАЦИИ ПЛАНИРОВАНИЯ ЗАКУПОК НА ПРЕДПРИЯТИИ

АННОТАЦИЯ

Главным критерием для успешного развития предприятии  на рынке является- гибкость. Одним из ключевых процессов в логистической компании является- управление закупками. В данной статье рассматриваются существующие методы для наиболее успешного планирования и управления закупками на предприятии. А также, выявляются методы, применяемые в зарубежных предприятиях и способы их внедрения в отечественные компании с целью улучшения показателей. Немаловажным моментом является то, что автоматизация закупок обеспечивает возможность всестороннего экономического анализа эффективности, целесообразности и минимизации расходов средств компании при заказе. Удобный и простой функционал позволит за несколько минут получить отчет или статистику любой сложности, что позволит получить полную, информативную и развернутую информацию. Система должна давать возможность специалистам, контролирующим заказ, получать полную информацию обо всех проведенных и планируемых процедурах, что позволит контролировать закупочные механизмы и оптимизировать работу. Стратегические преимущества такой автоматизации заключаются в том, что минимизируются риски неисполнения процедуры закупки и сроков опубликования документов согласно действующему законодательству, а также упрощается процедура закупок за счет устранения ручных операций по подготовке и проведению закупочного процесса.

ABSTRACT

Flexibility is the main criterion for the successful development of an enterprise on the market. One of the key processes in a logistics company is procurement management. This article discusses the existing methods for the most successful planning and management of procurement in the enterprise. And also, the methods used in foreign enterprises and ways of their implementation in domestic companies are revealed in order to improve performance. An important point is that procurement automation provides an opportunity for a comprehensive economic analysis of the effectiveness, expediency, and minimization of the cost of the company's funds when ordering. Convenient and simple functionality will allow you to get a report or statistics of any complexity in a few minutes, which will allow you to get complete, informative, and detailed information. The system should enable the specialists who control the order to receive complete information about all conducted and planned procedures, which will allow controlling procurement mechanisms and optimizing work. The strategic advantages of such automation are that it minimizes the risks of non-execution of the procurement procedure and the timing of the publication of documents in accordance with the current legislation and simplifies the procurement procedure by eliminating manual operations for the preparation and conduct of the procurement process.

Ключевые слова: Логистика, закупки, методы, запасы, управление запасами, гибкость, автоматизация, планирование;

Keywords: Logistics, purchasing, methods, inventory, inventory management, flexibility, automation, planning.

Введение

До недавнего времени управление запасами на предприятии было стабильным процессом. Это объясняется тем, что процессы менялись очень редко и в основном были примитивными и предсказуемыми. С развитием технологий и гиперконкуренции процессы становятся составными, предсказать их уже не так просто. В нынешнее время процессы на предприятиях и в целом логистические цепочки становятся более глобальными и объединенными в сеть. Все это напрямую влияет на закупки. Исходя из этого, необходимость создавать гибкую модель для удовлетворения всех запросов на запасы и закупки резко возросла.[1]

Опираясь на существующие зарубежные статьи, выделяются современные разработанные методы, для эффективного отслеживания спроса, на основе которого непосредственно рассчитывается размер планируемых запасов.

Определение потребности в товарах в сфере закупок является основой для принятия решений. В основном для компаний, которые занимаются торговлей возможно получить данные из двух факторов:

1. Анализ объема продаж за прошлые периоды;

2. Опираясь на данные о существующих заказов;

В статье были рассмотрены существующие зарубежные методы планирования закупок. Такие как: метод Дельфи, модель SCOR, управление по точке заказа, метод PERT;

Литературный обзор

В процессе написания научной статьи работы Иконина А.А ,Литвинова О.И, Крапова Е.А вошли в основу и были теоретическим фундаментом . Для использования разных методов анализа и оценки их значимости были изучены работы Малышева Л. В., Кузнецова М.Н. В зарубежных работах Rane, S. B., Narvel, Y. A. M., & Bhandarkar, B. M. (2019), Buzzetto, R. R., Bauli, M. R., & de Carvalho, M. M. (2020) описаны работы существующих методов для оптимизации процессов закупок на предприятии. Показаны их плюсы и минусы, а также принцип работы. В электронных источниках национальных компании Кока-Кола и Нестле описаны методы планирования закупок, которые существуют и используются на Казахстанском рынке.

Методы:

Для определения наиболее удобных методов для планирования закупок был проведен опрос среди респондентов. В опросе участвовали специалисты отдела закупок, общее количество 10 сотрудников. Опрос проходил в формате онлайн, анкета была отправлен на почту. Исследование было проведено с целью определения какую из методологий необходимо внедрить с целью улучшения показателей работы. Способ ранжирования является одним из способов экспертной оценки. Он применяется тогда, когда объекты трудно измерить количественно. Суть способа заключается в последующем: специалист собирает сведения об объекте анализа. Потом зависимо от степени воздействия на него составных частей либо причин, каждому из них присваивается соответственный номер. В последствие определяется насколько мнения экспертов согласованы. Данный способ поможет определить наиболее значимый метод для закупок.

Результаты:

Респонденты изучили теоретически все 5 способов планирования закупок на предприятии. Используя систему рангов, присвоили каждому из методов оценку значимости. В системе оценки значимости определяются цифрами от 1-5, где цифра 1 – наиболее значимый, цифра 5 – наименьшая значимость.

«Применение какого метода по вашему мнению будет наиболее удобным и эффективным для планирования закупок?»

1. Метод Delphi

2. Модель SCOR

3. Метод PERT

4. Управление по точке заказа

5. Метод «just in time»

Таблица 1.

Результаты

Среднее значение суммы рангов:

Формула

=0,5*10(5+1)=30

S = (41-30)^2+(35-30)^2+(21-30)^2+(27-30)^2+(28-30)^2=121+25+81+9+4=240 

K= 12 * 240/(100*(125-5)=2880/12000=0,24

*Примечание m-количество экспертов; n-число наблюдений

Был проведен опрос среди сотрудников логистики отдела снабжения. Результат ранжирования выявил коэффициент конкордации - 0,24, а так же самым удобным и эффективным для планирования выяснился метод «just in time». Коэффициент равный 0,24 является показателем слабой согласованности экспертов. Такой результат обусловлен тем, что из предложенных пяти методов планирования в Казахстане используются только два (управление по точке заказа, метод «just in time»). Остальные методы не распространены и описаны только в теории, но применение их на практике может значительно улучшить показатели эффективности и автоматизировать процесс.

Описание методов:

Метод Delphi.Техника.

В процессе развития метода Delphi были критические замечания, модификации, а также вариации первоначально применяемой техники. Единого определения метода не существует. В принципе, однако, можно выделить два типа дельфийских опросов. Первый тип представляет собой классический вариант опроса Delphi с целью прогнозирования будущего развития событий; второй — это ряд вариаций, в которых Delphi используется как структурированный процесс группового общения, обеспечивающий помощь в решении проблем. Аналогичные классификации описывают Delphi как "процедуру для контроля над групповыми коммуникация и процедурами исследования определенных фактов» [7]

Анализ показал взаимодействие отдельных процессов на предприятии с препятствиями и поиском путей их смягчения. Наиболее весомыми препятствиями для достижения гибкости планирования оказались: отсутствие цифровой стратегии, несогласованность высшего руководства, слабое финансовое и инновационное обеспечение. Предприятие должно иметь грамотную стратегию для автоматизации ручных процессов, а также согласованность всех звеньев в цепи поставок для достижения эффективного результата.

Алгоритм использования:

1. Выбор поставщиков /источники поставок

Поскольку выполнение логистических задач в целом лежит на поставщике. Детальное изучение и системный подход к решению данной задачи будет фундаментальным в правильном функционировании всей цепочки в дальнейшем.

2. Разработка логистической стратегии

Суть: достичь баланса между тремя составляющими компонентами логистики закупок: сокращения капитала, снижение затрат и повышения уровня обслуживания.[4]

*Как пример можно рассмотреть действующие аспекты управления логистикой закупок в действующей транснациональной компании Nestle. Корпорация выявила векторы управления закупками на предприятии, которые универсальны и позволят предприятиям повысить эффективность управления логистикой, а также минимизировать затраты.

3. Интеграция эффективности и результативности;

Интеграция эффективности и результативности требует от фирм учитывать цель, объем, профессиональное развитие, технологии и показатели эффективности закупок.

4. Технологическое, информационное обеспечение.

Предприятию необходимо автоматизировать процессы путем внедрения новых технологий. Человеческий фактор по сравнению с техникой имеет больше ошибок при расчете и анализе необходимых ресурсов.

Таблица 2.

Исследования

Модель SCOR

Модель SCOR (Supply Chain Operations Reference) — это эталонная модель бизнес-процессов. Она обеспечивает подход к управлению цепочкой поставок организации. Модель была одобрена Советом по цепям поставок (СЦП) в качестве межотраслевого стандарта для оценки и повышения эффективности цепей поставок и управления цепями поставок. Эталонная модель основана на практическом опыте 800 компаний-членов SCC и объединяет элементы процесса, ключевые показатели и лучшие практики управления цепями поставок. Показаны пять основных процессов: планирование, закупка, производство, доставка и возврат.[6]

Процесс поиска поставщиков особенно актуален для данной работы: в модели пять элементов, которые, согласно логике модели SCOR, классифицируются следующим образом:

- Составление графика поставок продукции;

- Получение продукции;

- Проверка;

- Передача продукта;

- Авторизация платежа поставщику;

Процесс разработки планирования закупок состоит из шести технологических модулей:

1. На основе сегментации описываются артикулы ассортимента;
2. Зная отдельные артикулы, объединенные в ассортимент, можно прогнозировать спрос;
3. Прогноз спроса служит в качестве основания для спецификации определения закупок;
4. Затем следует фактический процесс определения. Результатом этого процесса является пакетный контракт, в который также могут быть включены требования к товарам или изделиям для поставщиков;

Решающим компонентом процесса является подготовка прогноза спроса. Он составляется исходя из необходимости, определенных сегментов. Прогнозируемое количество имеет решающее значение для потенциала прибыльности ассортимента. Задачи для планирования могут быть следующие:

(1) Определить количество расходов организации и служб использующих систему закупок;

(2) Сообщать об эффективности работы поставщиков и показывать экономию средств;

(3) Подкрепить эти данные метриками, которые будут разработаны [5]

Помимо чисто потенциальной оценки системы управления поставщиками для организации, участников письменного опроса также попросили оценить различные инструменты управления поставщиками. Критериями были управления базой поставщиков, методы по развитию поставщиков и интеграция поставщиков для оценки. В письменном опросе эксперты особенно положительно отозвались об управление существующей базой поставщиков. Эта область имела большое значение для организации. В частности, особое значение имеет адаптированный отбор поставщиков (помимо отбора, проведенного в ходе тендеров) и оценки поставщиков, эксперты ожидают увидеть эффективные улучшения. В рамках оценки поставщиков участники измеряют категории: стоимость, качество и сервис.

Управление по точке заказа

Этот метод больше всего подходит для крупных и среднесерийных поточных производств. Предприятие формирует заказ поставщикам, в случае если запасы достигают минимального количества.[6]

Плюсы в использовании этого метода – он подходит для товаров категории С (классификация АВС). Для относительно недорогих материалов.

Рисунок 1. Схема управления по точке заказа

Примечание составлено на основе источника [7]

Минусы – Недостаточная гибкость. То есть, из-за позаказной работы, каждое изменение спроса будет напрямую влиять на запасы. [7]

Метод PERT

Техника PERT предназначена для очень масштабных, единовременных, сложных, не рутинных проектов. Техника подразумевала наличие неопределённости, давая возможность разработать рабочий график проекта без точного знания деталей и необходимого времени для всех его составляющих.

Использование метода — это диаграммы взаимосвязей работ и событий. Предлагает использовать диаграммы-графы с работами на узлах, с работами на стрелках (сетевые графики), а также диаграммы Ганта.

Рисунок 2. Схема построения критического путя

Примечание составлено на основе источника [2]

Вывод и обсуждение

Планирование закупок чрезвычайно важно в управлении цепочкой поставок компании, например, для определения и контроля точек заказа и количества заказов. Без подходящих процессов закупок руководитель цепочки поставок / покупатель быстро теряет обзор склада и не может осуществлять адекватное планирование. Кроме того, страдает удовлетворенность клиентов, поскольку невозможно поддерживать доступность продукта, а затраты на товарно-материальные запасы неоправданно растут. Другие модели рассматривают в качестве вспомогательных процессов или процессов, связанных с функцией закупок, оценку поставщиков, выбор поставщика и переговоры по договору, а также планирование и анализ закупок;

В данной работе собраны методы, которые не часто используются в предприятиях, но созданные для того, чтобы автоматизировать процессы. Они восполняют три параметра для максимизации дохода и минимизации запасов: увеличить оборот, уменьшить операционные системы, уменьшить запасы.

Внедрив вышеуказанные методы предприятие становится конкурентоспособным, гибким к спросу, а также может использовать ряд новых функции для оптимизации логистических процессов.

Для того что бы добиться прогрессивного роста и минимизации ошибок в процессе планирования необходимо начать внедрять предложенные системы. При правильном использовании данных методов ожидается ряд таких изменений как:

- Минимизация остатков на складах и неликвидного товара, а также просроченного товара;

- Готовность к спросу и точный расчет необходимого количества товара;

- Сохранение финансов и правильное распределение;

- Конкурентоспособность, гибкость;

- Сокращение времени работы;

Список литературы:

1. Баринов Б.Б., Совершенствование логистического процесса управления закупочной деятельностью предприятий: на примере предприятий автомобильной промышленности., 2013 г-183с.
2. Иконин А.А., Организация процесса закупок на предприятии// Журнал «Вестник науки и образования», 2019 г.
3. Крапова Е.А., Стратегическое планирование снабжения организаций на логистических принципах: теория и методология., 2011 г.-342с.
4. Кузнецова М. Н., Анализ логистического менеджмента закупок//Журнал «Экономический анализ: теория и практика», 2015 г.
5. Литвинова О. И., Оптимизация процесса закупок как условие повышения эффективности деятельности предприятия // Журнал «Проблемы современной науки и образования», 2016 г.
6. Малышева Л.В., Оптимизация логистических издержек организации с использованием ABC- и XYZ-анализа.// Журнал «Вестник Саратовского государственного социально- экономического университета»,2018 г.
7. Официальный сайт [http://sprosi.coca-cola.kz/ru/coca-cola-kazakhstan/]
8. Официальный сайт [https://hirebee.kz/ru/company/nestle-food-kazakhstan]
9. Плещенко В. И., Управление закупками / как фактор повышения конкурентоспособности производственного предприятия//Журнал «Современная конкуренция», 2015 г.
10. Шишло С.В., Управление закупками, 2014 г - 92 с.
11. Buzzetto, R. R., Bauli, M. R., & de Carvalho, M. M. (2020). The key aspects of procurement in project management: Investigating the effects of selection criteria, supplier integration and dynamics of acquisitions. Producao. Associacao Brasileira de Engenharia de Producao. https://doi.org/10.1590/0103-6513.20190112
12. Hong, P., & Kwon, H. B. (2012). Emerging issues of procurement management: A review and prospect. International Journal of Procurement Management, 5(4), 452–469. https://doi.org/10.1504/IJPM.2012.047199
13. Rane, S. B., Narvel, Y. A. M., & Bhandarkar, B. M. (2019). Developing strategies to improve agility in the project procurement management (PPM) process: Perspective of business intelligence (BI). Business Process Management Journal, 26(1), 257–286.