Автоматизация учета рабочего времени сотрудников компании

АННОТАЦИЯ

Приведены основные стадии жизненного цикла АИС, модель работы пользователей ИС, дерево функций, сценарий диалога, ER-диаграмма базы данный, дерево программных модулей.

ABSTRACT

The main stages of the AIS life cycle, the IP user experience model, the function tree, the dialog script, the database ER diagram, and the software module tree are presented.

Ключевые слова: автоматизация, информационная система, учет рабочего времени.

Keywords: automation, information system, working time accounting.

В настоящее время необходимость внедрение автоматизированных информационных систем (АИС) учета рабочего времени сотрудников не вызывает сомнений. АИС дают возможность объективно, наиболее экономически выгодно управлять трудовыми ресурсами компании; позволяют обеспечить точный и своевременный учет рабочего времени; формировать графики работы сотрудников; контролировать соблюдение работниками трудовой дисциплины; организовывать учет использования рабочего времени с учетом специфики деятельности предприятия [1].

Каждый проект в процессе развития и реализации проходит определенные стадии, которые в совокупности составляют жизненный цикл проекта. Каскадная модель разрабатываемой информационной системы предусматривает переход к следующему этапу после полного завершения работ на предыдущем этапе, характеризуется четким делением данных, процессов и их обработкой и включает следующие стадии: формирование, разработка технического задания, планирование разработки, проектирование, реализация, внедрение системы, сопровождение [2].

На рисунке 1 приведена модель работы пользователей ИС, включая входные данные (информация об отработанном времени), выходные данные (печатные формы, сформированные кадровые документы), а также процесс администрирования информационной системы.

Рисунок 1. Информационная модель

В процесс работы администратора информационной системы входит создание пользователей и управление набором ролей. В зависимости от отдела сотрудника и должности ему присваивается группа доступа.

Всем пользователям раздаются основные права доступа к ИС, которые включают в себя запуск тонкого клиента, запуск толстого клиента, просмотр информации и работа с печатными формами.

Специалисты по учету рабочего времени осуществляют работу с входными данными: осуществляют сбор первичных данных, вносят данные по сотрудникам в справочники и формируют документы для формирования записей в реестре табелей учета рабочего времени. Кроме того, за счет специально отведенных форм, специалисты осуществляют формирование соответствующих документов и отчетов.

Основная работа специалистов по учету рабочего времени будет заключаться в основных справочниках:

1. Справочник «Сотрудник», с помощью которого осуществляется работа с сотрудником отдела. А именно: внесение табельного номера, даты приема на работу, закрепление подразделения, присвоение должности и вида занятости, а также информация об окладе сотрудника. При его увольнении указывается соответствующая дата последнего отработанного дня.

2. Справочник «Производственный календарь». Справочник для работы с календарем, а именно внесение праздников, перенесенных выходных и рабочих дней, которые содержат в себе информацию о дате и описание для выбранной даты. В дальнейшем при работе с табелем учета рабочего времени автоматически корректируется отработанное время сотрудником в предпраздничный день (сокращенный день, т. е. рабочее время сокращается на час) и оплата, если сотрудник вышел на работу в праздничный день.

3. Справочник «Виды рабочего времени». В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события, например явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, прогул – ПР или 24, дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы – НВ или 28.

4. Справочник «Начисления». Данные, указанные в этом справочнике, необходимы при расчете и выплат начислений на основании ранее введенных данных. Так, например, если сотрудник уходит в отпуск, ему начисляют отпускные.

Формы списков справочников и документов позволяют в полном объеме автоматизировать задачу по автоматической синхронизации данных между отделами.

При составлении табеля учета рабочего времени с помощью объекта конфигурации «Табель» сокращается время работы за счет исключения неоднократно повторяющихся определенных действий. Используя форму табеля, пользователь имеет возможность вносить корректировки. По результатам правильного заполнения, ответственный сотрудник может вывести документ на печать.

При анализе функций информационной системы можно выделит две ветки функций (основные и служебные функции ПО).

Полное дерево функций представлено на рисунке 2.

Рисунок 2. Дерево функций

На рисунке 3 представлена схема сценария диалога, которая позволяет описать последовательность взаимодействия пользователя с автоматизированной информационной системой на всех уровнях. В результате построения схемы в соответствии с функциональными возможностями приложения был выбран рациональный путь перехода из одного состояния диалога в другое.

Рисунок 3. Сценарий диалога

База данных «Учет рабочего времени» содержит в себе следующие сущности: сотрудники, место работы, должность, структурное подразделение, табель рабочего времени, состояние табеля рабочего времени, праздники, состояние праздников, график отпусков, зарплата.

Сущность «Сотрудники» содержит в себе информацию о сотрудниках предприятия: идентификатор сотрудника, фамилия, имя, отчество, табельный номер, ответственный, исполняющий, дата приема на работу, дата увольнения, дата последнего изменения, рабочие часы с пн по чт, рабочие минуты с пн по чт, рабочие часы в пт, рабочие минуты в пт, идентификатор подразделения, идентификатор места работы, идентификатор должности.

Сущность «Место работы» содержит в себе информацию о местоположении: идентификатор места работы, наименование.

Сущность «Должность» содержит в себе информацию о должностях: идентификатор должности, наименование, дата последнего изменения, приоритет.

Сущность «Структурное подразделение» содержит в себе информацию об отделах и цехах: идентификатор подразделения, наименование, идентификатор родителя.

Сущность «Табель рабочего времени» содержит в себе информацию об учете рабочего времени сотрудников: идентификатор табеля, дата рабочего дня, рабочие часы, рабочие минуты, идентификатор сотрудника, идентификатор состояния.

Сущность «Состояние табеля рабочего времени» содержит в себе информацию о видах использованного рабочего времени: идентификатор состояния, короткое наименование, полное наименование, дата последнего изменения, описание.

Сущность «Праздники» содержит в себе информацию о праздниках: идентификатор праздника, дата праздника, описание, дата последнего изменения, идентификатор состояния.

Сущность «Состояние праздников» содержит в себе информацию о статусе праздника: идентификатор состояния, наименование.

Сущность «График отпусков» содержит в себе информацию об отпусках сотрудников: идентификатор отпуска, дата начала отпуска, дата окончания отпуска, дата последнего изменения, идентификатор сотрудника, идентификатор подразделения.

Сущность «Зарплата» содержит в себе информацию о зарплатах сотрудников: идентификатор зарплаты, сумма, премия, идентификатор сотрудника.

ER-диаграмма позволяет описать концептуальные схемы предметной области, выделить ключевые сущности, обозначить связи, которые устанавливаются между сущностями.

На рисунке 4 представлена ER-диаграмма, которая описывает сущности, атрибуты и связи базы данных «Учет рабочего времени».

Рисунок 4. ER-диаграмма базы данный «Учет рабочего времени»

Объекты конфигурации 1С, для которых может быть указан тип информации, содержащейся в объекте, называются типизированными объектами конфигурации. Одинаковые объекты могут быть разными по содержанию, например, справочник «Сотрудники» и справочник «Начисления». Но функциональные возможности и процедуры-обработчики могут быть одинаковые, например, запись, вывод на печать, вызов компонентов и т. д. Во избежание многочисленного дублирования информации при построении дерева программных модулей было решено объединить их наименования. Схема дерева представлена на рисунке 5.

Рисунок 5. Дерево программных модулей

• Общие модули. Предназначены для описания некоторых общих алгоритмов, которые будут вызываться из других модулей конфигурации.
• Модули справочников. Содержат предопределенные процедуры формы списка, формы выбора, формы группы элементов и формы элемента. Модуль объекта пустой. В дальнейшем используются практически во всех объектах учета как разрез учета или справочная информация.
• Модули документов. Содержат предопределенные процедуры формы списка, формы выбора и формы элемента. Модуль документа вызывается для исполнения при проведении документа, при этом выполняется предопределенная процедура. Можно изменять регистры, периодические реквизиты справочников и журналы расчетов. Все эти изменения выполняются средствами встроенного языка.
• Модули журналов. Содержат предопределенные процедуры формы журнала. В модуле менеджера в основном находятся процедуры для печати макета печатной формы. Журналы полезны только для группировки документов разного вида.
• Модули отчетов. Содержат предопределенные процедуры формы отчета, формы настроек отчета, формы вариантов отчета. Однако, принято использовать только форму отчета, а формы настроек и вариантов отчета брать из общих форм конфигурации. На основе информации из базы данных отчеты выдают печатные формы, содержащие всевозможные реестры, детальную и сводную информацию.
• Модули регистров. Содержат предопределенные процедуры формы записи, формы списка и формы набора записей регистра. В модуле менеджера находятся процедуры для служебного функционала. В модуле набора записей находятся обработчики событий.
• Модуль команды «Печать». Содержит предопределенные процедуры команды печати.
• Модули обработок (в том числе внешние). Содержит предопределенные процедуры формы обработки или произвольной формы. Обработки предназначены для выполнения действий и расчетов над имеющейся в базе информацией.

Разработанная автоматизированная информационная система «Учет рабочего времени» является законченной и универсальной и может быть внедрена в любые компании с подобными бизнес-процессами.

Список литературы:

1. Брянцева Т.А. Автоматизированные системы учета рабочего времени // Белгородский экономический вестник. – 2016. – №3. – С. 131-134
2. Лисецкий Ю.М. Модели сопровождения информационных систем предприятия по этапам жизненного цикла // Программные продукты и системы. – 2018. – №3. – С. 455-460