Проблема поддержания эффективности команд разработчиков информационных систем в период массового перехода на удаленный режим работы

АННОТАЦИЯ

В статье рассматривается проблема поддержания эффективности команд разработчиков программного обеспечения, которые столкнулись с вынужденной необходимостью перехода на удаленный режим работы на фоне глобальной эпидемии коронавируса в 2020 г. Проанализированы факторы, которые потенциально могут оказать влияние на эффективность при трансформации команды в дистанционный режим работы, а также предложен список рекомендаций для руководителей команд по минимизации негативного влияния этих факторов.

ABSTRACT

The article discusses the problem of maintaining the effectiveness of software development teams that are forced to switch to a remote operation due to the global coronavirus pandemic in 2020. The author analyzes the factors that potentially can affect the efficiency of teams during the transformation to a remote one. The list of recommendations for team leaders on how to minimize the negative impact of these factors is proposed.

Ключевые слова: эффективность, КПЭ, эмоциональное выгорание, вовлеченность, удаленная работа, разработка программного обеспечения, управление командой.

Keywords: efficiency, KPI, mental burnout, engagement, remote work, software development, team management.

Вызов для корпоративной среды ИТ-разработчиков в 2020 и 2021 гг. – вынужденный переход сотрудников на удаленную работу. Twitter, Microsoft, Slack и прочие крупнейшие ИТ-компании уже анонсировали, что готовы навсегда разрешить сотрудникам работать удаленно. Facebook видит перевод большей части своих сотрудников в онлайн как часть стратегии до 2030 г. Менее крупным игрокам также приходится считаться с требованиями официальных органов по всему миру и переводить своих сотрудников на дистанционную форму работы.

В зависимости от усиления или ослабления эпидемиологической ситуации компаниям приходится в оперативном режиме перестраивать свои привычные бизнес-процессы и закрывать свои офисы.

Рисунок 1. Количество сотрудников, работающих как минимум один день в неделю вне офиса, согласно опросу руководителей американских компаний [3]

Концепция удаленной работы не нова и широко используется, особенно в ИТ-сфере. Однако бизнес-процессы функционирования распределенных команд значительно отличаются от традиционных и зачастую закладываются изначально при их создании. Для тех сотрудников, кто исторически привык работать в офисной среде, внезапный переход в дистанционную является серьезным испытанием и может оказывать влияние на эффективность работы, моральное состояние и мотивацию.

Среди ключевых факторов, оказывающих влияние на эффективность команд при подобных трансформационных процессах, можно выделить следующие:

• возможность контроля рабочего времени;
• контроль уровня вовлеченности;
• поддержание качества коммуникации;
• эмоциональное выгорание и стресс.

Рассмотрим каждый из этих факторов подробнее и приведем рекомендации по минимизации потенциальных негативных эффектов.

Фактор, который напрямую влияет на объем выполненных задач, – это количество рабочего времени сотрудников, затраченного на выполнение задач. В условиях, когда у руководителя нет возможности физически контролировать присутствие сотрудников на рабочем месте, актуальность рабочего времени как индикатора эффективности ставится под вопрос.

На рынке представлено множество программных решений, позволяющих проводить мониторинг активности сотрудников в течение дня: контроль списка запущенных программ, запись рабочего стола и прочие. Однако при практическом применении не приходится говорить о том, что такого рода приложения являются эффективными. Администрирование и анализ данных требуют значительных ресурсов от руководителя, что на практике мало реализуемо. Кроме того, приложения фиксируют только формальный набор действий пользователей, что не позволяет делать мотивированные решения, основываясь только на автоматически генерируемых резюме.

Подходом, который показывает свою эффективность, является установление четких задач, ключевых показателей эффективности (КПЭ) [1] и метрик для каждого сотрудника на день, неделю или другой промежуток времени. Переход от учета затраченного времени как показателя процесса сотрудника к количеству выполненных задач снимает с руководителя необходимость администрирования рабочего времени сотрудников. В то же время это повышает требования к руководителю по планированию и приоритезации задач, однако такие методологии, как scrum, включают сессии совместного обсуждения и согласования задач, что делает процесс более прозрачным для команды.

Рассмотрим следующий фактор, который влияет на эффективность работы команд разработчиков программного обеспечения. Снижение уровня вовлеченности сотрудников часто сопровождает любые изменения, происходящие в компаниях, тем более такие значительные, как массовый перевод персонала на удаленную работу.

Уровень вовлеченности для любой команды – офлайн или онлайн – ключевой показатель ее эффективности. И в случае, когда сотрудники работают из дома и не имеют возможности общаться лично, ее значимость сильно возрастает.

С точки зрения психологии людям важно, чтобы то, что они делают, имело смысл и приносило пользу окружающим. Вовлеченность играет роль осознанности и понимания необходимости конкретных задач, того, как они влияют на продукт и компанию в целом.

В этих условиях менеджеру по продукту или руководителю коллектива важно еще более подробно, чем раньше, доносить до команды стратегию, реализацию дорожной карты, отзывы клиентов на новые функции продукта, коммуницировать новости и решения, которые приходят от руководства. Это касается и процесса принятия решений. Команда должна видеть, почему принимаются те или иные решения, и иметь возможность влиять на них.

Классическим подходом по мониторингу уровня вовлеченности является запуск регулярных опросов. Особое внимание следует уделить пульс-опросам, запускаемым для получения обратной связи по определенным решениям и событиям. Другим эффективным механизмом является уделение большего внимание ретроспективам по итогам спринтов. Это время может быть использовано для неформального общения с командой и обсуждения накопившихся вопросов.

Другим фактором, влияющим на эффективность работы, является качество коммуникаций внутри бизнес-подразделения и компании. В условиях, когда сотрудники работают удаленно, возможности проведения личных встреч и собраний ограничены или практически невозможны. Современные технические средства, такие как корпоративные чаты, аудио- и видеоконференции, позволяют в большей мере заменить живое общение, однако требуют от участников навыков по их эффективному использованию. Проведение тренингов по виртуальной коммуникации может быть хорошим способом помочь персоналу быстрее освоиться и сделать переход на виртуальное общение менее болезненным.

Несмотря на обилие технических средств, для команд, которые привыкли к живому общению, бывает сложно оперативно перестроиться на использование онлайн-сервисов, в связи с чем зачастую возникают сложности с формулированием и восприятием информации. В условиях живого общения многие вопросы решаются быстрее и менее формально. Недостаток коммуникации, прозрачности задач и ожидаемого результата приводит к увеличению времени, необходимого на ее решение, и, как следствие, стрессу и общему чувствую неопределенности требований.

Решение, которое может значительно повысить эффективность команды, – уделять со стороны руководителя больше внимания процессу постановки задач и их связи с видением стратегии продукта. В условиях ограниченных возможностей для общения задача должна ставиться так, чтобы человек мог легко понять, что ему нужно делать самостоятельно, с минимумом дополнительных пояснений и комментариев.

Рассмотрим последний из ключевых факторов – эмоциональное выгорание сотрудников. Исследования, проведенные в 2020 г., показывают неутешительную картину: смена условий работы негативно сказывается на эмоциональном состоянии. Согласно исследованию FlexJobs и организации Mental Health America (MHA) [4], 40 % опрошенных респондентов испытали эмоциональное выгорание во время пандемии и 42 % из числа работающих испытывают высокий уровень стресса. По данным The Office Group [5], ключевые причины, которые способствуют выгоранию сотрудников, которые перешли на удаленную работу, – это возросший рабочий день (59 %), сложности с разделением работы и личной жизни (42 %), а также неопределенность на рынке труда (33 %).

В этих условиях особенно повышаются требования к продуктовым и проектным менеджерам, руководителям команд разработки. Для сохранения и поддержания эффективной атмосферы им необходимо уделять больше внимания эмоциональному состоянию членов команды – стать для них эмоциональными лидерами, которые поддерживают продуктивную атмосферу. Согласно недавним исследованиям [2], справиться со стрессом при работе из дома помогает четкое разделение рабочего и личного времени, поддержание регулярного социального контакта с коллегами, применение дыхательных практик. Также распространенной практикой в компаниях является предоставление внутрикорпоративных услуг психологической помощи, организации различных курсов и вебинаров по снижению стресса.

Резюмируя приведенные выше факторы и рекомендации по минимизации их негативного влияния, стоит упомянуть, что тенденция перевода сотрудников на удаленную работу сохранится и в 2021 г., что повышает актуальность их для широкого спектра компаний разработчиков ПО. Согласно исследованию McKinsey [6], 89 % респондентов считают, что текущая ситуация частично или в полной мере станет постоянной нормой. Тенденция перехода в онлайн все большего количества аспектов нашей жизни только ускорится из-за глобальной пандемии, что делает нашу способность к адаптации ключевой для эффективного встраивания в новые реалии.

Список литературы:

1. Полякова Т.В. Система ключевых показателей эффективности как инструмент управления // КНЖ. – 2018. – № 1 (22) / [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/sistema-klyuchevyh-pokazateley-effektivnosti-kak-instrument-upravleniya (дата обращения: 08.01.2021).
2. Hamouche S. COVID-19 and employees’ mental health: stressors, moderators and agenda for organizational actions // Emerald Open Res 2020 / [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://doi.org/10.35241/emeraldopenres.13550.1 (дата обращения: 25.12.2020).
3. PwC’s US Remote Work Survey / [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.pwc.com/us/en/library/covid-19/us-remote-work-survey.html (дата обращения: 25.12.2020).
4. Reynolds B.W. FlexJobs, Mental Health America Survey: Mental Health in the Workplace / [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.flexjobs.com/blog/post/flexjobs-mha-mental-health-workplace-pandemic/ (дата обращения: 25.12.2020).
5. The importance of wellbeing in the workplace / [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.theofficegroup.com/uk/importance-wellbeing-workplace/ (дата обращения: 25.12.2020).
6. These eight charts show how COVID-19 has changed B2B sales forever / [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.mckinsey.com/business-functions/marketing-and-sales/our-insights/these-eight-charts-show-how-covid-19-has-changed-b2b-sales-forever (дата обращения: 25.12.2020).